Ablauf der Freischaltung

Hier finden Sie eine Beschreibung zum Ablauf der Einrichtung/Freischaltung des Unternehmensportal und zusätzlicher Zusatzprogramme insbesondere das Programm InvoiceHUB von Agenda.

Dieser Vorgang gliedert sich auf zwei Ebenen auf. Das Unternehmensportal selbst mit all seinen Funktionen wird über unsere Kanzlei eingerichtet, freigeschaltet und abgerechnet. Die Funktionen zur Zuführung der E-Rechnungen und optional auch für eingescannte papier- und PDF-Belege müssen Sie über das Unternehmensportal direkt bei Agenda fakturieren.

Einrichtung Unternehmensportal (sofort möglich)

Die einmalige Gebühr für die Einrichtung des Portals beträgt 35 € netto und wird von unserer Kanzlei mit der Endabrechnung der Finanzbuchhaltung für das Jahr 2024 Anfang des nächsten Jahres in Rechnung gestellt. Die monatliche Gebühr für das Portal mit all seinen Funktionen beträgt 16 € netto pro Monat und wird von uns mit der jeweiligen Endabrechnung der Finanzbuchhaltung für das betreffende Jahr abgerechnet. Diese Gebühren sind für alle Unternehmen/Steuerpflichtigen gleich, egal wie groß das Unternehmen ist und welche Funktionen tatsächlich genutzt werden.

Um das Unternehmensportal über uns einrichten zu können müssen Sie mit unserer Kanzlei in einem aktiven Auftragsverhältnis stehen und uns unter diesem Button einen Auftrag zur Einrichtung und Freischaltung erteilen. Sie benötigen für die Freischaltung den Namen Ihres Unternehmens oder des Steuerpflichtigen und eine E-Mailadresse, über welche wir bezüglich des Unternehmensportals mit Ihnen kommunizieren können. Bitte stellen Sie sicher, dass nur Personen Einsicht in diese Mail nehmen können, welche vertrauliche Informationen erhalten dürfen.

Nachdem Sie uns den Auftrag erteilt haben, werden wir für Sie das Unternehmensportal einrichten. Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Vielzahl von Aufträgen die Abarbeitung des Auftrages in unserer Kanzlei einige Tage oder Wochen in Anspruch nehmen kann. Wir bitten diesbezüglich um Ihr Verständnis.

Nach der Einrichtung und Freischaltung durch uns bekommen Sie auf die im Auftrag hinterlegte E-Mail ein Schreiben von uns, in welchem Sie die Zugangsdaten zum Ihrem Unternehmensportal erhalten. Dieses Schreiben mit Zugangsdaten und Freischaltcode können Sie sich exemplarisch hier ansehen. Um sicherstellen zu können, dass nur Befugte Zugang zu Ihrem Unternehmensportal bekommen, senden wir Ihnen den Freischaltcode in einem zweiten Schreiben per Post zu.

Um sich in ihrem Unternehmensportal anmelden und freischalten zu können, benötigen Sie also die Zugangsdaten (kommt per Mail) und einen Freischaltcode (kommen per Post).

Unter der Internetadresse https://agenda-unternehemnsportal.de können Sie sich mit Ihrer hinterlegten und im Schreiben nochmal aufgeführten E-Mailadresse und dem im Schreiben genannten Passwort einloggen. Im Weiteren werden Sie aufgefordert, das Passwort zu ändern. Nun können Sie ihr individuelles Passwort für den Zugang vergeben. Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit, den Login auf eine Mehrfach-Authentifizierung unter Einbezug ihres Handys umzustellen. Wer auf eine Mehrfach-Authentifizierung verzichten möchte und weiterhin nur mit E-Mail und Passwort den Zugang haben möchte, der kann unten rechts auf einen Button gehen, wo der weitere Zugang ohne Mehrfach-Authentifizierung angeboten wird.

Im nächsten Schritt ist einmalig der Freischaltcode einzugeben, welchen Sie von uns per Post zugesandt bekommen haben.

Wenn Sie den Freischaltcode richtig eingegeben haben, dann sind Sie zum ersten Mal in Ihrem Unternehmensportal.

Videos und weiterführende Hilfedokumente zur Einrichtung finden Sie unter https://agenda-mandanten.de/hilfe Sie können bei Fragen gerne auch den Hotlineservice von Agenda unter der Telefonnummer 08031/2561 355 in Anspruch nehmen. Agenda ist zu allen Fragen bezüglich der Einrichtung und Anwendung der Software der richtige und kompetente Ansprechpartner. Unsere Kanzlei steht Ihnen bei allen steuerlichen Fragen gern zur Verfügung.

Bei einer Hotlineanfrage bei Agenda benötigen Sie ihre Kundennummer. Die finden Sie auf Ihrem Unternehmensportal rechts oben unter dem Zahnrad und Info.

Für Mandanten, welche trotz Support von Agenda Probleme bei der Einrichtung oder Nutzung des Unternehmensportal haben, können auch einen individuellen aber kostenpflichtigen Support durch unseren externen EDV Berater Michael Brennecke in Anspruch nehmen. Der kann sich auf Ihren PC aufschalten und Sie direkt bei dem Vorgang begleiten. Wenn Sie die Dienste des individuellen und direkten Supports in Anspruch nehmen möchten, dann schreiben Sie uns bitte unter kanzlei@mesch-consulting.de eine E-Mail oder rufen uns an.

Hier finden Sie eine Kurzanleitung zur Einrichtung/Freischaltung ihres Unternehmensportals

Hier finden Sie die Vorgehensweise, wenn Sie für mehrere Unternehmen ein Unternehmensportal einrichten müssen.

Zusatzleistungen durch Agenda InvoiceHUb (ab November möglich)

Um Ihre E-Rechnungen in das Unternehmensportal importieren zu können, benötigen Sie eine weitere Software. Dafür steht Ihnen die mit dem Unternehmensportal kombinierte Software „InvoiceHUB“ von Agenda zur Verfügung. Bei dieser Zusatzsoftware bekommen Sie eine individuelle E-Mailadresse zugesandt. Entweder geben Sie diese E-Mailadresse direkt an Ihre Auftragnehmer weiter, damit die Ihre E-Rechnungen direkt über diese Mailadresse in ihr Portal senden können. Oder sie erhalten die E-Rechnungen auf einer individuellen firmeneigenen E-Mailadresse z.B. rechnungseingang@mustermann.de und leiten die Rechnungen individuell an die E-Mailadresse ihres Unternehmensportals weiter.

Agenda berechnet Ihnen für den „InvoiceHUB“ eine monatliche Gebühr von mindestens 3 € netto ab. Sie haben die Möglichkeit, im „InvoiceHUB“ mehrere Eingangs-E-Mails zu ordern. Jede weitere kostet 2,50 €. (in welchen Fällen sich mehrere E Mails lohnen können Sie in unseren FAQ nachlesen).

Wer anstelle des Invoice Hub eine individuelle Anwendersoftware oder eine andere Software nutzen möchte, der kann das Programm Agenda-Connect-Partner nutzen. Agenda selbst sowie unser individueller Softwarebetreuer Herr Brennecke stehen Ihnen diesbezüglich gern zur Verfügung.

Um Papierbelege oder PDF Rechnungen (welche ab Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnungen zählen) auch in das Unternehmensportal importieren zu können, müssen Sie das Programm Drag und Drop buchen. Darüber können Sie eingescannte Papierbelege importieren, speichern und verwalten.

Es sei noch die Möglichkeit erwähnt, sich eine Handyapp bei Agenda buchen können, mit welcher Sie Papierbelege z.B. Benzinquittungen sofort und überall fotografieren und in das Portal importieren können.

Videos und weiterführende Hilfedokumente zur Einrichtung finden Sie unter https://agenda-mandanten.de/hilfe. Sie können bei Fragen gerne auch den Hotlineservice von Agenda unter der Telefonnummer 08031/2561 355 in Anspruch nehmen.